Smartdex Blog

Kundenadressen: Checkliste - Wie Sie Ihre Daten optimal pflegen

Kundenadressen - dass die Qualität ein entscheidender Faktor für die unterschiedlichsten Unternehmensabläufe ist und gerade im Direktmarketing eine bedeutende Rolle einnimmt, ist klar. Denn nur mit den richtigen Adressen, der genau selektierten Zielgruppe, den richtig eingesetzten Daten und gezieltem Dialogmarketing sind Ihre Neukundenakquise und Ihr Kundenbindungsmanagement ein voller Erfolg. Aus diesen Gründen muss die Adressqualität denkbar hohe Ansprüche erfüllen. Dass aber genau bei diesem Punkt – im Speziellen bei der Adresserhebung, -archivierung und -pflege – bei den meisten Unternehmen noch erhebliches Verbesserungspotenzial vorhanden ist, verdeutlichen die Ergebnisse einer Studie des Marktforschungsinstituts „Dynamic Markets“. Der zufolge vertrauen nur 18 Prozent der europäischen Unternehmen ihren eigenen Daten und nur 16 Prozent der deutschen Firmen haben überhaupt eine Datenmanagementstrategie. Sie gehören auch dazu? Keine Angst, auch wenn Sie nur über ein begrenztes Budget verfügen, können Sie die Qualität Ihrer Kundendaten und damit auch Ihre Erfolgsquote nachhaltig verbessern.

Anhand der folgen Checkliste können Sie prüfen, ob Ihr eigenes Adressmanagement den Qualitätsanforderungen gerecht wird und sehen, wo noch Optimierungspotenzial versteckt liegt:

Aktualität – Durch Umzüge, neue Straßennamen oder neue Adresszuordnungen können sich Anschriften schnell ändern. Um das Veralten Ihres Adressbestandes auf ein unvermeidbares Maß einzudämmen, nutzen Sie das Wissen aller Abteilungen und fügen es zusammen. Beispielsweise haben Außendienstmitarbeiter oder das Service-Center die neue Adresse eines Kunden bereits vorgemerkt – nutzen Sie dieses Wissen. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Adressdaten ein bis zweimal jährlich mit einer fremden Datei abgleichen (z.B. dem Handelsregister oder einer anderen Wirtschaftauskunftskartei).

Richtigkeit – Korrekte Adressdaten sind das A und O. Durch falsche Anreden oder falsche Schreibweise eines Firmen- oder Kundennamens leidet der Ruf Ihres Unternehmens. Bei allen Unklarheiten sollten Ihre Mitarbeiter in jedem Fall einen Blick in die Emailsignatur oder das Impressum des jeweiligen Kunden werfen. So gehen Sie sicher, dass Ihr Kunde „Walter Ulrich“ nicht mit „Herr Walter“ angeschrieben wird. Firmen legen auch großen Wert auf die korrekte Schreibweise Ihres Unternehmensnamens – beachten Sie unbedingt immer Groß- und Kleinschreibung. Und im Zweifelsfall geht der Blick immer ins Impressum. Wenn jeder Mitarbeiter diese Vorgehensweise beherzigt, kostet das pro Kunden nur ein paar Sekunden.

Vollständigkeit -  Die Adressen müssen in jeder Hinsicht vollständig sein. Wer durch Abkürzungen beim Erfassen der Adressen vermeintlich Zeit sparen möchte, wird es bei späteren Recherchen bereuen. Immer eingetragen werden müssen der vollständige Firmenname, die komplette Adresse, alle Vor- und Zunamen, alle Titel und - ganz wichtig – die Anrede. Zusatzinformationen wie Gesellschaftsform, Email-Adresse, URL, Telefon- und Faxnummer sind obligatorisch. Wenn detailliertere Informationen wie Branche, Abteilungsbezeichnungen, Mitarbeiterzahl, Positionen etc. verfügbar sind, müssen diese auch unbedingt mit aufgenommen werden. Denn: Je detaillierter Ihre Kontaktdatenbank ist, desto wertvoller ist sie auch.

Dublettenfreiheit – Wenn oben genannte Kriterien - insbesondere das vollständige Eintragen aller Adressbestandteile - eingehalten werden, lassen sich schon allein dadurch Dubletten vermeiden. Dazu müssen alle mit dem Adressmanagement beauftragten Mitarbeiter gebrieft werden und klare Anweisungen zum Eintragen und zum Übernnehmen von Adressänderungen erhalten. Vor jedem Mailing sollten Sie Ihre Adresslisten nach Doppelungen durchsuchen. Wenn ein Kunde zweimal (oder sogar mehrfach) das gleiche Mailing von Ihnen erhält, wird er sich zu Recht fragen, ob Sie in allen geschäftlichen Bereichen so schlampig arbeiten. Die meisten Kontaktmanagement-Programme verfügen auch über eine Dubletten-Abgleichs-Option. Zusätzlich kann man bei externen Anbietern seine Adressdatenbanken auf Dubletten prüfen lassen.

Wenn Sie diese Faustregeln im Kopf behalten und in Ihrem Unternehmen umsetzen, steht Ihrem nächsten erfolgreichen Mailing eigentlich nichts mehr im Wege. Falls Sie noch aktuelle und detaillierte Entscheideradressen benötigen, werfen Sie einen Blick auf das Smartdex-Adresspotenzial oder schauen Sie im kostenlosen Smartdex-Branchenbuch vorbei!

(via IM Marketing Forum)

Direktmarketing-Postkarten: 6 Tipps, die Ihre Response-Quote erhöhen

Eigentlich jeder Marketer sollte das kleine Direktmarketing-1x1 beherrschen. Aber wir alle wissen auch, dass angesichts all der neuen Trends, die stetig den Markt durchwirbeln, leicht der Blick fürs Wesentliche abhanden kommen kann. So auch beim Mailing.

Postkarten sind bei Direktmarketern seit Jahren eine beliebte Versandart für Werbemailings. In unserem Beitrag lesen Sie, welche Grundregeln Sie beim Einsatz dieses Mediums beachten müssen, damit Ihre Werbekampagne den gewünschten Erfolg erzielt. Um erfolgsorientiert das nächste Mailing zu starten, geben wir Ihnen ein paar Tipps, wie Sie durch effektives Postkarten-Marketing Ihre Response-Quote nachhaltig erhöhen:

1. Schreiben Sie die richtige Zielgruppe an. Das ist das oberste Gebot einer jeden Mailingaktion. Denn: Direktmarketing lebt von der Ansprache der richtigen Fachansprechpartner. Im Allgemeinen haben Sie vor Aussendung des Mailings bereits Ihre ideale Zielgruppe identifiziert. Jetzt gilt es, die gewünschten Kontaktdaten zu selektieren. Seien Sie genau und gehen Sie sehr sorgfältig mit den Adressen um. Eine inkorrekte Anschrift oder ein nicht mehr aktueller Ansprechpartner sind aus verschiedenen Gründen ärgerlich: im einfachsten Fall kommen die Postkarten unzustellbar zurück und Sie haben ‚nur’ Geld fürs Porto verschwendet – schlimmer ist es jedoch, sich durch inkorrekte Anreden oder Schreibweise des Namens bei potentiellen Kunden zu blamieren oder diese gar zu verärgern.

2. Benutzen Sie eine starke Headline. Diese muss auf den ersten Blick einfach zu lesen sein und das Interesse des Kunden wecken. Nur Sekunden entscheiden darüber, ob Ihrer Postkarte mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird oder sie direkt in den Papierkorb wandert. (Mehr zur Wirkweise des menschlichen Gehirns bei Werbung können Sie in unserem Blogpost „Dialogmarketing – Nutzen Sie das Wissen ums menschliche Gehirn...“ lesen.) Eine gute Headline ist kurz, aussagekräftig und sticht sofort ins Auge. Detailliertere Tipps für erfolgreiche Headlines finden Sie zum Beispiel auch auf der englischsprachigen Website PostcardSmart.

3. Texten Sie schlau. Speziell bei der Verwendung von Postkarten heißt das: texten Sie kurz. Denn eine Postkarte bietet Ihnen weitaus weniger Platz als ein Werbebrief oder eine Email. Versuchen Sie nicht, zu viel auf die Postkarte zu quetschen. Legen Sie vielmehr den Fokus auf nur eine Idee bzw. einen Vorteil, den Ihr Produkt oder Ihr Service verspricht. Stellen Sie die Vorzüge in kurzen, knappen und aktiven Sätzen vor. Lassen Sie sich Zeit beim Texten, seien Sie genau und lassen Sie Korrektur lesen - Tippfehler werten jedes noch so gute Mailing oder Produkt ab.

4. Sprechen Sie nicht von sich, sondern vom Empfänger. Ja, Sie haben richtig gelesen. Viele Werbetexter machen den Fehler und schreiben nur über das Unternehmen und das tolle Produkt, das sie bewerben. Das ist für den Empfänger und potentiellen Kunden allerdings eher langweilig und wertlos. Besser: versetzen Sie sich in die Rolle des Lesers. Schreiben Sie dann über den Nutzen und den konkreten Mehrwert Ihres Produktes für den Kunden. Wenn Sie Punkt 1 beherzigt haben, sollte Ihnen das nicht schwer fallen – denn Ihre Zielgruppe bzw. Ihr konkreter Fachansprechpartner hat ja Bedarf. Ganz nach dem Motto aus Brian Carrolls eBook:“Companies don’t buy; people do.“

5. Machen Sie optisch etwas her. Eine einfache weiße Postkarte mit schwarzer Schrift kann heutzutage niemanden mehr beeindrucken und wandert aus der Hand direkt in den Müll. Machen Sie sich Gedanken über die passende Schriftart, die Schriftfarbe und den dazu farblich harmonischen Hintergrund. Bei aller Kreativität darf dabei aber natürlich nicht die Lesbarkeit Ihrer Botschaft leiden. Benutzen sie Bilder, um Ihre Postkarte optisch auffälliger und interessanter zu gestalten. Die Bilder müssen natürlich in engem Zusammenhang mit Ihrer Werbebotschaft stehen. Wie beim Texten gilt auch hier: weniger ist mehr.

6. Denken Sie mit. Was dieser Ratschlag speziell mit Postkarten zu tun hat? Ganz einfach: informieren Sie sich bei Ihrem Zustellunternehmen über vorgeschriebene Ränder bzw. darüber, wieviel Platz für Frankierungen oder Barcodes benötigt wird. Nichts ist ärgerlicher, als eine durch Postaufkleber nicht mehr komplett lesbare Werbepostkarte.

Hier ein Beispiel, wie man es nicht machen sollte:
Dieses amerikanische Postkarten-Mailing verspricht eher wenig Erfolg. Zum einen ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, für was eigentlich geworben wird (für eine Teppich- und Polsterreinigung). Die Bildseite enthält einen Tippfehler („Capet“ müsste „Carpet“ heißen) und die später aufgedruckten Barcodes verdecken essentielle Informationen wie die Kontaktdaten des Unternehmens und das Firmenlogo.

Wenn Sie also demnächst eine Postkartenaktion starten, denken Sie an unsere Tipps. Für Ihre Zielgruppensuche können Sie gern bei Smartdex vorbeischauen.

(via PostcardSmart & Vertical Response) 

Nie wieder stapelweise durch Visitenkarten wühlen: Kontaktmanagement de luxe mit Visitenkarten-Scannern

Haben Sie sich auch schon mal gefragt, ob es nicht ein besseres System zum Verwalten der gesammelten Visitenkarten gibt als die alte Rollkartei oder gar Schubladen? Gibt es. Mit Visitenkartenscannern kann man die Kontaktinformationen der Businesspartner schnell digitalisieren und läuft nicht Gefahr, dass der ein oder andere Kontakt unter den Tisch fällt.

Wir haben eine Übersicht der 4 größten Anbieter von Kartenscannern für Sie zusammengestellt:

CardScan… bietet eine Reihe verschiedener Geräte und passender Software an, mit deren Hilfe Sie Ihre gesammelten Business-Cards einscannen können. Darüber hinaus ist eine Aktualisierung Ihrer Datensätze per Drag-and-Drop aus E-Mails und Websites möglich. Das Angebot fängt bei  „CardScan Personal“, einem kleinen mobilen Gerät für Einzelnutzer, an. Datenexport und Synchronisierung ist hier mit den gängigen Mailprogrammen (Outlook, Outlook Express, Palm) und anderen mobilen Geräten möglich. Über andere, netzwerkfähige Geräte, geht es weiter bis hin zum „CardScan Lead Qualifier“, der hilfreich beim Verarbeiten von Messekontakten ist – neben Visitenkarten können hier auch analytische Informationen eingescannt werden. Für die eingescannten Daten gibt es zusätzlich eine Online-Backup-Möglichkeit. Auf alle Geräte gibt es eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie. Achtung: alle Geräte sind nur mit Windows kompatibel. (Preise: Geräte 199,90€ - 459,99€, Software 179,-€ - 779,-€) 

Plustek… hat auch unter anderem 2 Visitenkartenscanner im Angebot. Mit „OptiCard 610“ hat plustek einen sehr kleinen und leichten Visitenkartenscanner auf dem Markt. Das Gerät erkennt Business-Cards bis zu einer Größe von DIN A8 aus bis zu 50 verschiedenen Ländern. Auch hier ist es möglich, die Kontaktinformationen in andere Datenbanken (u.a. Outlook, Outlook Express, Lotus Notes) oder PDAs zu exportieren. Mit dem „OptiCart 820“ kann man darüber hinaus auch Bilder einscannen und ordnen. Software wird mitgeliefert. (Preise: 99,-€ - 149,-€, Preise vergleichen bei den verschiedenen Online-Shops lohnt sich)

Kensington… offeriert ebenfalls einen Kartenscanner, den „PocketScan“, der sich neben USB auch via Infrarot mit Computer oder PDA verbinden lässt. Der kleine handliche Scanner unterstützt die meisten westeuropäischen Sprachen und ermöglicht ein beidseitiges Scannen der Visitenkarten. Das Exportieren der  Karteninformationen ist in Outlook, Outlook Express, Palm, WinCE und in die meisten anderen PIM's möglich. Für den kleinen Scanner, der Karten bis DIN A8 einliest, gibt’s immerhin fünf Jahre Garantie. Auch hier: nur mit Windows kompatibel. (Preis ca. 89,90)

I.R.I.S… bietet auch ein breites Portfolio an Visitenkartenscannern. Wie zum Beispiel das Gerät „IRISCard pro 4“, welches Visitenkarten aus 217 Ländern erkennt. Die Exportmöglichkeiten erstrecken sich bei diesem Anbieter ebenfalls über die gängigen Mailprogramme wie Outlook, Outlook Express, Lotus Notes, Palm oder Entourage. Der Farbscanner liest Vorder- und Rückseite der Karten ein und die Software bietet ein automatisches Dubletten-Management. Darüber hinaus kann „IRISCard“ mehr als 600 Karten pro Stunde scannen. Dieser Scanner ist für Windows und MAC geeignet. (Preis: 199,-€; die Anbieterseite gibt es nur auf Englisch, aber natürlich bieten auch deutsche Händler eine ausführliche Produktbeschreibung an)

Kontakterfassen leicht gemacht: Tools zum bequemen Speichern von Firmenadressen und Ansprechpartnerinformationen

Wer seine Kontakte in Outlook verwaltet, kennt das Problem: Wie bekommt man die Adressinformationen zu einem neuen Geschäftspartner aus der E-Mail oder von der Website in die Outlook-Kontaktkarte? Klar, Abtippen ist eine Lösung. Doch wer hat die Zeit und Muße z.B. eine E-Mail Signatur abzuschreiben? Niemand wirklich. Und natürlich geht es auch viel, viel einfacher.

Wir haben für Sie drei kostengünstige Software-Tools herausgesucht, die einem die Kontakterfassungsarbeit enorm erleichtern:

• IntelliAdress... ist eine Erweiterung für Outlook, die automatisch Kontaktdaten in E-Mail Signaturen erkennt und als Kontakte abspeichert. Auf Wunsch durchforstet das Programm Ihr gesamtes Outlook nach E-Mail Signaturen und legt die extrahierten Kontakte in einem separaten Kontaktordner ab. Noch bequemer geht es mittels Überwachungsfunktion: In diesem Modus analysiert IntelliAddress automatisch jede eingehende E-Mail nach Adressinformationen. In regelmäßigen Abständen fragt Sie das Programm, welche dieser neuen Kontakte Sie in Ihren Kontaktordner übernehmen wollen. (Preis: 19,00 €- 49,00 €) 



• Anagram... erfasst intelligent Adressen aus Websites. Einfach die Kontaktinformationen der gewünschten Person mit der Maus markieren und F12 drücken. Umgehend öffnet sich Outlook und präsentiert eine Kontaktansicht, bei der in der Regel fast alle Kontaktdaten korrekt den Adressfeldern zugeordnet wurden. (Preis ca. 25,00 €)



• eGrabber... hat den größten Umfang von allen drei Tools. Quasi aus jeder Art Dokument (Excel-Listen, Lebensläufe, Websites, E-Mails, etc.) extrahiert dieses Programm Kontaktdaten und aggregiert sie zu einem Kontakteintrag in Outlook. Der große Umfang hat auch seinen Preis. EGrabber ist die teuerste Lösung. (Preis für die eGrabber Suite ca. 100,00 €)

Alle Programme bieten umfangreiche Testversionen, so dass Sie erst einmal einen unverbindlichen Blick wagen können.

Kontaktimport 2.0: Neue Funktionalitäten und Importanleitung...

...in den letzten Wochen haben uns viele Fragen und Anregungen bezüglich des Imports, sprich dem automatisierten Upload von Kontakten, erreicht. Das hat uns dazu bewogen die Import-Funktion noch einmal komplett zu überarbeiten und benutzerfreundlicher zu gestalten.

Seit gestern ist der überarbeitete Import fertig.

Was ist neu am Kontaktimport?

1. Excel-Unterstützung - Ab sofort können Sie nicht nur "Outlook-Dateien" importieren, sondern auch Kontaktlisten, die Sie in Excel verwalten (oder einem anderen Kontaktmanagementprogramm). Die jeweils zu importierende Datei muss nur im CSV-Format abgespeichert sein.
2. Automatische Zuordnung der Managementebene und Abteilung - Damit Nutzer von Smartdex gezielt nach z.B. Abteilungsleitern aus dem Bereich Einkauf suchen können, musste jeder Kontakt beim Import manuell mit einer Abteilung (etwa Einkauf) und einer Managementebene (z.B. Abteilungsleiter) versehen werden. Das ist nun nicht mehr notwendig. Unser System erkennt auf Basis der Position in der Regel automatisch, welcher Managementebene und welcher Abteilung ein Kontakt angehört und ordnet dies zu.
3. Automatischer Import großer Datensätze - Durch Punkt 2 ist es nun auch möglich große Datensaätze in einem Schwung zu importieren. Das spart Zeit und ist bequem :-)   

Importanleitung - So einfach geht's...

Auch wenn der Import nun bereits sehr einfach ist, gibt es dennoch den ein oder anderen Kniff, der Ihnen die Arbeit nochmal ein bißchen erleichtern kann. Aus diesem Grund haben wir eine Importanleitung erstellt:

Smartdex Importanleitung - PDF ca. 400 KB

Offen Fragen zum Import?

Sollten noch Fragen offen sein, dann einfach an unseren Support richten oder hier als Kommentar formulieren.